Asistente Administrativo de TI

Descripción del puesto

El Asistente Administrativo de TI proporciona soporte administrativo, logístico y operativo al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología, el cual incluye tanto la Tecnología de la Información como la Tecnología Académica. El puesto ayuda a que el departamento funcione de manera eficiente coordinando compras, manteniendo registros financieros y de inventario, comunicándose con proveedores, apoyando eventos y entregas, y sirviendo como un punto de contacto receptivo para profesores y otros departamentos. El candidato seleccionado es altamente organizado, orientado al servicio, enfocado en los detalles y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno escolar dinámico. Responsabilidades Clave: 1. Administración de Compras y Financiera: - Coordinar compras de equipos tecnológicos, software, suscripciones, suministros y servicios. - Recopilar cotizaciones, preparar solicitudes de compra y enviar órdenes de compra de acuerdo con los procedimientos escolares. - Mantener registros precisos y organizados de órdenes de compra, facturas, recibos, aprobaciones, garantías y contratos. - Rastrear las compras desde la solicitud inicial hasta la entrega, pago y distribución, haciendo seguimiento de la documentación faltante, créditos o pedidos incompletos. - Monitorear el gasto departamental y apoyar al liderazgo de TI con el seguimiento y reporte del presupuesto. - Coordinar la distribución de caja chica y mantener registros completos de desembolsos, recibos, reembolsos y saldos. - Colaborar con la Oficina de Negocios para garantizar que la documentación financiera sea precisa y se envíe a tiempo. 2. Coordinación de Proveedores y Entregas: - Servir como punto de contacto administrativo para proveedores de tecnología, contratistas, proveedores de servicios y empresas de entrega. - Programar y coordinar entregas de equipos, instalaciones, demostraciones, visitas de mantenimiento y citas de servicio. - Coordinar el acceso de proveedores, procedimientos de seguridad, estacionamiento y la disponibilidad del personal de TI apropiado. - Verificar los artículos entregados contra las órdenes de compra y abordar rápidamente faltantes, artículos dañados o envíos incorrectos. - Mantener registros organizados de contactos de proveedores, cotizaciones, acuerdos de servicio y contratos. - Dar seguimiento a pedidos retrasados, devoluciones, reparaciones, reemplazos y reclamaciones de garantía. 3. Coordinación de Eventos y Reuniones: - Brindar apoyo logístico para eventos escolares, sesiones de capacitación tecnológica, actividades de aprendizaje profesional, presentaciones y reuniones departamentales. - Coordinar horarios, reservaciones de salas, equipos, suministros, refrigerios, presentadores y participación de proveedores según sea necesario. - Ayudar con la preparación de agendas, folletos, materiales de registro, etiquetas con nombres y otra documentación de apoyo. - Comunicar los detalles del evento y los requisitos logísticos a los participantes y departamentos asociados. - Coordinar la configuración y desmontaje de eventos con TI, Mantenimiento y otros equipos escolares. - Mantener un calendario actualizado de eventos de TI, instalaciones, sesiones de capacitación, fechas límite y proyectos principales. 4. Soporte de Equipos, Inventario y Registros: - Ayudar a mantener registros precisos de computadoras, dispositivos, accesorios, licencias de software y otros activos tecnológicos. - Apoyar el etiquetado, la organización y la documentación de equipos recién comprados en coordinación con el Coordinador de Mesa de Ayuda. - Mantener archivos y documentación departamental organizada relacionada con activos y compras tecnológicas. - Apoyar las actualizaciones de inventario y la verificación periódica de equipos y suministros tecnológicos. 5. Soporte Administrativo General: - Gestionar calendarios departamentales, citas, reuniones, fechas límite y otras actividades administrativas. - Preparar correspondencia, formularios, informes, hojas de cálculo, presentaciones y otros documentos departamentales. - Tomar notas de reuniones y mantener registros organizados de decisiones clave, elementos de acción y seguimientos. - Monitorear cuentas de correo electrónico departamentales compartidas y responder o enrutar mensajes apropiadamente. - Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados y actualizados. - Apoyar al liderazgo de TI con el seguimiento de proyectos, programación, preparación de presupuestos y reportes departamentales. - Manejar información financiera, de personal, estudiantil, de proveedores y relacionada con la tecnología con discreción y confidencialidad. - Brindar soporte administrativo general al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología según sea necesario. - Realizar otras tareas acordes con las necesidades del departamento de TI y la escuela.

Requisitos

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Experiencia previa en soporte administrativo, coordinación de oficinas, compras, logística o un rol similar.
• Fuertes habilidades de organización, gestión del tiempo y seguimiento.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades, solicitudes, fechas límite y proyectos simultáneamente.
• Gran atención al detalle, particularmente al manejar registros financieros, de compras y de inventario.
• Habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal.
• Dominio de correo electrónico, calendarios, procesamiento de texto, hojas de cálculo y archivos digitales compartidos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente mientras colabora eficazmente como parte de un equipo.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción y ejercer un buen juicio.
• Dominio profesional tanto en inglés como en español.