Asistente Administrativo de TI

Descripción del puesto

El Asistente Administrativo de TI proporciona soporte administrativo, logístico y operativo al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología (LIT), que incluye tanto Tecnología de la Información como Tecnología Académica. La posición ayuda a que el departamento funcione de manera eficiente coordinando compras, manteniendo registros financieros y de inventario, comunicándose con proveedores, apoyando eventos y entregas, y sirviendo como un punto de contacto receptivo para profesores y otros departamentos. El candidato seleccionado es altamente organizado, orientado al servicio, enfocado en los detalles y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno escolar ajetreado. Responsabilidades clave: 1. Compras y administración financiera: Coordinar compras de equipos tecnológicos, software, suscripciones, suministros y servicios. Recopilar cotizaciones, preparar solicitudes de compra y enviar órdenes de compra de acuerdo con los procedimientos escolares. Mantener registros precisos y organizados de órdenes de compra, facturas, recibos, aprobaciones, garantías y contratos. Rastrear las compras desde la solicitud inicial hasta la entrega, el pago y la distribución, haciendo seguimiento a la documentación faltante, créditos o pedidos incompletos. Monitorear el gasto departamental y apoyar al liderazgo del LIT con el seguimiento y reporte de presupuestos. Coordinar la distribución de caja chica y mantener registros completos de desembolsos, recibos, reembolsos y saldos. Colaborar con la Oficina de Negocios para garantizar que la documentación financiera sea precisa y se envíe a tiempo. 2. Coordinación de proveedores y entregas: Servir como punto de contacto administrativo para proveedores de tecnología, contratistas, proveedores de servicios y empresas de entrega. Programar y coordinar entregas de equipos, instalaciones, demostraciones, visitas de mantenimiento y citas de servicio. Coordinar el acceso de proveedores, procedimientos de seguridad, estacionamiento y la disponibilidad del personal de LIT apropiado. Verificar los artículos entregados con las órdenes de compra y abordar rápidamente faltantes, artículos dañados o envíos incorrectos. Mantener registros organizados de contactos de proveedores, cotizaciones, acuerdos de servicio y contratos. Hacer seguimiento a pedidos retrasados, devoluciones, reparaciones, reemplazos y reclamaciones de garantía. 3. Coordinación de eventos y reuniones: Proporcionar apoyo logístico para eventos escolares, sesiones de capacitación tecnológica, actividades de aprendizaje profesional, presentaciones y reuniones departamentales. Coordinar horarios, reservas de salas, equipos, suministros, refrigerios, presentadores y participación de proveedores según sea necesario. Ayudar con la preparación de agendas, folletos, materiales de registro, etiquetas de nombres y otra documentación de apoyo. Comunicar los detalles del evento y los requisitos logísticos a los participantes y departamentos asociados. Coordinar la configuración y desmontaje de eventos con LIT, Mantenimiento y otros equipos escolares. Mantener un calendario actualizado de eventos de LIT, instalaciones, sesiones de capacitación, fechas límite y proyectos principales. 4. Soporte de equipos, inventario y registros: Ayudar a mantener registros precisos de computadoras, dispositivos, accesorios, licencias de software y otros activos tecnológicos. Apoyar el etiquetado, la organización y la documentación de equipos recién comprados en coordinación con el Coordinador de Mesa de Ayuda. Mantener archivos departamentales organizados y documentación relacionada con activos tecnológicos y compras. Apoyar las actualizaciones de inventario y la verificación periódica de equipos y suministros tecnológicos. 5. Soporte administrativo general: Gestionar calendarios departamentales, citas, reuniones, fechas límite y otras actividades administrativas. Preparar correspondencia, formularios, informes, hojas de cálculo, presentaciones y otros documentos departamentales. Tomar notas de reuniones y mantener registros organizados de decisiones clave, elementos de acción y seguimientos. Monitorear cuentas de correo electrónico departamentales compartidas y responder o enrutar mensajes apropiadamente. Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados y actualizados. Apoyar al liderazgo de LIT con el seguimiento de proyectos, programación, preparación de presupuestos y reportes departamentales. Manejar información financiera, de personal, de estudiantes, de proveedores y relacionada con la tecnología con discreción y confidencialidad. Proporcionar soporte administrativo general al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología según sea necesario. Realizar otras tareas consistentes con las necesidades del Departamento LIT y la escuela.

Requisitos

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Experiencia previa en apoyo administrativo, coordinación de oficinas, compras, logística o un rol similar.
• Sólidas habilidades de organización, gestión del tiempo y seguimiento.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades, solicitudes, plazos y proyectos simultáneamente.
• Gran atención al detalle, particularmente al manejar registros financieros, de compras y de inventario.
• Habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal.
• Dominio de correo electrónico, calendarios, procesamiento de textos, hojas de cálculo y archivos digitales compartidos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente mientras colabora eficazmente como parte de un equipo.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción y ejercer un buen juicio.
• Dominio profesional tanto en inglés como en español.