Asistente Administrativo de TI

Descripción del puesto

El asistente administrativo de TI proporciona apoyo administrativo, logístico y operativo al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología, que incluye tanto la tecnología de la información como la tecnología académica. El puesto ayuda a que el departamento funcione de manera eficiente coordinando compras, manteniendo registros financieros y de inventario, comunicándose con proveedores, apoyando eventos y entregas, y sirviendo como un punto de contacto receptivo para profesores y otros departamentos. El candidato seleccionado es altamente organizado, orientado al servicio, enfocado en los detalles y capaz de gestionar múltiples prioridades en un entorno escolar ocupado. Responsabilidades Clave: 1. Administración de Compras y Financiera - Coordinar compras de equipos tecnológicos, software, suscripciones, suministros y servicios. - Recopilar cotizaciones, preparar solicitudes de compra y enviar órdenes de compra de acuerdo con los procedimientos escolares. - Mantener registros precisos y organizados de órdenes de compra, facturas, recibos, aprobaciones, garantías y contratos. - Realizar un seguimiento de las compras desde la solicitud inicial hasta la entrega, el pago y la distribución, haciendo un seguimiento de la documentación faltante, créditos o pedidos incompletos. - Monitorear el gasto departamental y apoyar a la dirección de TI con el seguimiento y la presentación de informes presupuestarios. - Coordinar la distribución de caja chica y mantener registros completos de desembolsos, recibos, reembolsos y saldos. - Colaborar con la Oficina Comercial para garantizar que la documentación financiera sea precisa y se envíe a tiempo. 2. Coordinación de Proveedores y Entregas - Servir como punto de contacto administrativo para proveedores de tecnología, contratistas, proveedores de servicios y empresas de entrega. - Programar y coordinar entregas de equipos, instalaciones, demostraciones, visitas de mantenimiento y citas de servicio. - Coordinar el acceso de proveedores, procedimientos de seguridad, estacionamiento y la disponibilidad del personal de TI adecuado. - Verificar los artículos entregados con las órdenes de compra y abordar rápidamente faltantes, artículos dañados o envíos incorrectos. - Mantener registros organizados de contactos de proveedores, cotizaciones, acuerdos de servicio y contratos. - Dar seguimiento a pedidos retrasados, devoluciones, reparaciones, reemplazos y reclamaciones de garantía. 3. Coordinación de Eventos y Reuniones - Brindar apoyo logístico para eventos escolares, sesiones de capacitación en tecnología, actividades de aprendizaje profesional, presentaciones y reuniones departamentales. - Coordinar horarios, reservas de salas, equipos, suministros, refrigerios, presentadores y participación de proveedores según sea necesario. - Ayudar con la preparación de agendas, folletos, materiales de registro, etiquetas con nombres y otra documentación de apoyo. - Comunicar los detalles del evento y los requisitos logísticos a los participantes y departamentos asociados. - Coordinar la configuración y el desmontaje de eventos con TI, Mantenimiento y otros equipos escolares. - Mantener un calendario actualizado de eventos de TI, instalaciones, sesiones de capacitación, plazos y proyectos principales. 4. Soporte de Equipos, Inventario y Registros - Ayudar a mantener registros precisos de computadoras, dispositivos, accesorios, licencias de software y otros activos tecnológicos. - Apoyar el etiquetado, la organización y la documentación del equipo recién comprado en coordinación con el Coordinador de Mesa de Ayuda. - Mantener archivos departamentales organizados y documentación relacionada con activos tecnológicos y compras. - Apoyar las actualizaciones de inventario y la verificación periódica de equipos y suministros tecnológicos. 5. Soporte Administrativo General - Gestionar calendarios departamentales, citas, reuniones, plazos y otras actividades administrativas. - Preparar correspondencia, formularios, informes, hojas de cálculo, presentaciones y otros documentos departamentales. - Tomar notas de reuniones y mantener registros organizados de decisiones clave, elementos de acción y seguimientos. - Monitorear las cuentas de correo electrónico departamentales compartidas y responder o enrutar los mensajes adecuadamente. - Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados y actualizados. - Apoyar a la dirección de TI con el seguimiento de proyectos, programación, preparación de presupuestos e informes departamentales. - Manejar información financiera, de personal, de estudiantes, de proveedores y relacionada con la tecnología con discreción y confidencialidad. - Brindar apoyo administrativo general al Departamento de Innovación en el Aprendizaje y Tecnología según sea necesario. - Realizar otras tareas acordes con las necesidades del departamento de TI y la escuela.

Requisitos

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• Experiencia previa en apoyo administrativo, coordinación de oficinas, compras, logística o un rol similar.
• Sólidas habilidades de organización, gestión del tiempo y seguimiento.
• Capacidad para gestionar múltiples prioridades, solicitudes, plazos y proyectos simultáneamente.
• Fuerte atención al detalle, particularmente al manejar registros financieros, de compras y de inventario.
• Habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal.
• Dominio del correo electrónico, calendarios, procesamiento de textos, hojas de cálculo y archivos digitales compartidos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente mientras colabora eficazmente como parte de un equipo.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción y ejercer un buen juicio.
• Dominio profesional tanto del inglés como del español.
• Título de asociado o licenciatura en Administración de Empresas, Gestión de Oficinas, Tecnología de la Información o un campo relacionado (Preferido).
• Experiencia administrativa previa en una escuela, departamento de tecnología o una organización igualmente compleja (Preferido).
• Experiencia con sistemas de compras, plataformas de mesa de ayuda, bases de datos de inventario o software financiero (Preferido).
• Experiencia coordinando proveedores, entregas, eventos, instalaciones o citas de servicio (Preferido).
• Familiaridad con Google Workspace y/o Microsoft 365 (Preferido).